Коли фізична особа-підприємець наймає працівників, він автоматично набуває статусу роботодавця з усіма обов’язками, передбаченими українським трудовим законодавством. Юристи ЮК Флагман допомагають підприємцям правильно організувати кадрові процеси, оформити документи та уникнути штрафів за порушення трудових норм. Компетентний супровід дозволяє працювати впевнено та без ризику для діяльності.
Чому важливо вести кадровий облік
Поширена помилка серед підприємців полягає у тому, що наявність статусу ФОП нібито звільняє від ведення кадрових документів або дозволяє «домовитися» з працівником усно. Насправді закон встановлює однакові трудові гарантії для всіх працівників, незалежно від форми організації бізнесу. Якщо людина працює за графіком, перебуває у підпорядкуванні, отримує оплату за процес праці — це вже трудові відносини, а їх потрібно оформлювати належним чином. За відсутність або неправильне оформлення кадрових документів Державна служба з питань праці має право застосувати значні штрафи. Також ризиком є можливість донарахування ЄСВ, податку на доходи та військового збору, якщо буде встановлено факт «неоформлених» трудових відносин.
Які документи повинен вести ФОП як роботодавець
Кадровий облік для ФОП не є формальністю. Це реальний інструмент захисту від претензій контролюючих органів і регулювання взаємин із працівником. Підприємець повинен мати підтвердження кожного етапу працевлаштування, оплати праці та можливих змін умов роботи. Перед тим як приймати працівника, підприємець має визначити посаду, умови оплати, функції та робочий графік. Важливо також забезпечити своєчасне подання повідомлення до податкової про початок трудових відносин. Далі формується кадрова документація, яка зберігається протягом встановлених строків. Необхідний кадровий пакет:
- наказ про прийняття на роботу та повідомлення до податкової;
- письмовий трудовий договір або заява та накази;
- табелі обліку робочого часу;
- посадові інструкції або опис функціональних обов’язків;
- документи щодо оплати праці та нарахування внесків;
- документи щодо відпусток, лікарняних та звільнення.
Коли можна використовувати цивільно-правові договори
ФОП може співпрацювати з людьми за цивільно-правовими договорами, але лише за умови, що це договори про виконання робіт або надання послуг, у яких визначається результат, а не процес праці. Якщо виконавець самостійно організовує свою роботу і не підпорядковується розпорядку, це може бути цивільна угода. Якщо ж працівник приходить у певний час, виконує вказівки роботодавця, отримує оплату у вигляді зарплати, то такі відносини вже мають трудовий характер. У цьому випадку цивільно-правовий договір буде визнаний неправомірним.
Облік робочого часу та оплата праці
ФОП зобов’язаний вести облік робочого часу навіть у разі наявності одного працівника. Табель є необхідним документом для підтвердження тривалості робочого дня, права на відпустку та підстави для розрахунків при звільненні. Оплата праці проводиться не рідше ніж двічі на місяць, а нарахування доходу має бути відображене у звітності. Важливо пам’ятати, що заробітна плата має бути не меншою за мінімальну передбачену законодавством.
Контроль та відповідальність
ФОП може бути перевірений як Держпрацею, так і податковими органами. Частою підставою для перевірки є скарга працівника або інформація про можливі порушення. Якщо буде встановлено факт неоформленої праці, можуть бути застосовані фінансові санкції, донарахування податків та обов’язкових внесків. Щоб мінімізувати ризики, ФОП повинен мати чітко визначені правила оформлення працівників та ведення документації.
Практичний алгоритм організації кадрового обліку для ФОП
З появою першого працівника доцільно діяти послідовно. Це дозволяє уникнути помилок і вибудувати систему обліку одразу правильно. Алгоритм дій:
- визначити форму співпраці та укласти відповідні договори;
- видати необхідні кадрові накази;
- подати повідомлення про прийняття працівника до податкової;
- організувати табелювання робочого часу;
- здійснювати своєчасну оплату праці та нарахування внесків;
- вести облік відпусток, лікарняних та звільнень відповідно до законодавства.
Висновок
ФОП із найманими працівниками зобов’язаний вести кадровий облік так само, як і будь-який роботодавець. Правильне оформлення документів дозволяє захистити підприємця від штрафів, спорів та донарахувань. Організувавши систему обліку один раз, підприємець отримує стабільність у роботі та зменшує ризики перевірок. Юристи компанії Флагман можуть допомогти розробити кадрові документи, провести аудит та супроводжувати діяльність ФОП на всіх етапах.
Коментувати post